Hoe mooi is het om je persoonlijke interesse in technologie te combineren met je dagelijkse werk? Om je niet alleen te verdiepen in wat AI is en doet, maar ook echt de koppeling met de praktijk te maken? Joost Koopman weet daar als Senior Manager Payroll Services alles van. Hij vertelt hoe hij de vertaalslag maakte van AI-strategie naar een slimme praktijkoplossing die impact maakt voor BDO-collega’s én klanten.
Interesse in technologie
Joost studeerde Human Resource Management en begon in 2011 bij BDO als junior salarisadministrateur. Via een payroll-traineeship leerde hij alles over de loonstrook en de processen rondom salarisverwerking. “Ik was altijd bovengemiddeld geïnteresseerd in technologie, snapte ook hoe processen en systemen werkten en aan elkaar gekoppeld waren. Maar de enige loonstrook die ik ooit had gezien, was van mezelf toen ik nog bij een supermarkt werkte. Ik had verder geen idee wat erop moest staan. Het traineeship leert je echt de loonstrook te begrijpen en de hele administratie daarachter, je gaat het totaalplaatje zien”, vertelt Joost.
De combi van technologie en payroll bleef in latere jaren de rode draad in de carrière van Joost. Hij groeide door tot adviseur payrollservices en kreeg steeds meer commerciële taken. Tijdens klantbezoeken leerde hij veel over het optimaliseren van payrollprocessen. In 2019 werd hij gevraagd om manager payroll services in Alkmaar te worden, in 2022 werd hij dat ook voor het BDO-team in Den Haag. Joost trad toe tot het managementteam payroll en bleef daarin de focus op technologie houden.
Het was dan ook niet vreemd dat de BDO-partner Joost in 2023 vroeg om zich specifiek in AI te verdiepen en te kijken wat dit voor de payrollunit van BDO kon betekenen. Hij volgde een opleiding AI-strategie aan Nyenrode Business University en ging vervolgens enthousiast aan de slag om de opgedane kennis binnen BDO in de praktijk te brengen.
Van idee tot praktische oplossing
Eind 2024 pitchte Joost voor het managementteam het idee om met behulp van AI payrollprofessionals binnen BDO beter te kunnen ondersteunen bij het verwerken van mutaties. Hij kreeg groen licht om het idee uit te werken. Joost ging samen met het team Data Science & AI van de BDO-afdeling Digital Technology Services vol energie aan de slag. Op basis van een opgestelde businesscase en verschillende gesprekken werd nauw gekeken wat de oplossing moest kunnen. Welke prompts waren nodig? Uit welke systemen kwam de informatie? Vervolgens werd een framework gebouwd waarmee een werkende oplossing werd gecreëerd. Sinds begin 2026 staat de volledig intern ontwikkelde AI-agent live.
Wat doet die AI-oplossing precies? Joost: “We hebben een interne AI-agent gebouwd die het werkproces van payrollcollega’s ondersteunt door het geautomatiseerd verwerken van salarismutaties van klanten. De agent interpreteert wijzigingen die klanten ons sturen via het ticketsysteem (Service Now). Dat zijn inkomende e-mails met daarin bijvoorbeeld wijzigingen dat werknemer A deze maand een salarisaanpassing van € 100 heeft of werknemer B twintig overuren maakte. De agent vergelijkt deze informatie met de bestaande administratie in ons systeem en doet dan een voorstel met wat de gevolgen moeten zijn voor het salaris en de te verwerken overuren. Een medewerker controleert dit vervolgens en klikt op de knop ‘verwerken’ als de voorstellen juist zijn. De eindcontrole ligt dus altijd bij de mens en dankzij de feedback leert de AI-agent telkens bij of de interpretatie klopt.”
Hoewel de agent doorlopend wordt verbeterd op basis van medewerkersfeedback, zijn de eerste resultaten van de agent volgens Joost positief. “De kwaliteit van de salarisverwerking stijgt. Bij handmatige mutaties wordt wel eens een typefoutje gemaakt, de AI-agent maakt die niet. Dat is in ons vakgebied erg belangrijk. Als iemand te veel of te weinig salaris ontvangt, heeft dat echt impact. Voor mensen met een minimumloon bijvoorbeeld, kan een terugvordering van te veel betaald salaris grote gevolgen hebben.” Joost ziet nog meer voordelen van de inzet van de agent, voor zowel BDO’ers als klanten: “Met de gewonnen tijd houden medewerkers zich meer bezig met adviserend werk. Dat versterkt onze dienstverlening naar klanten toe. Er ontstaat meer ruimte voor persoonlijk contact waarmee onze payrollspecialisten écht het verschil maken. Als we in de mutaties bijvoorbeeld zien dat iemand langdurig ziek is, wijzen we de klant op hun verplichtingen in het kader van de Wet verbetering poortwachter. We worden zo een completere dienstverlener met meer proactief advies.”
Dirigent van AI-agents
In de nabije toekomst zal AI zijn vakgebied nog verder veranderen, verwacht Joost. “Het werk van een payrollmedewerker verschuift door de opkomst van technologie zoals AI van hoofdzakelijk administratieve taken naar een meer adviserende rol. Ik denk dat binnen een jaar meerdere werkprocessen door het gebruik van agents zijn geoptimaliseerd, bijvoorbeeld op het gebied van facturatie of rapportages. Op langere termijn denk ik dat er on demand software kan worden geschreven door AI voor bepaalde processen. Als payrollmedewerker word je dan steeds meer een dirigent van AI-agents die taken uitvoeren, in plaats van dat je zelf uitvoerend werkt.”
Het ligt voor de hand dat Joost die toekomst van AI in het payrollvakgebied niet alleen nauw blijft volgen maar juist ook blijft vormgeven. In zijn functie kijkt hij scherp naar de processen binnen de payrollunit. Als lid van de Taskforce AI binnen Accountancy & Bedrijfsadvies zet hij zijn kennis van (en liefde voor) technologie in om continu te kijken waar nieuwe innovaties mogelijk zijn. Hij waardeert het enorm dat hij daarvoor alle kansen krijgt binnen BDO: “Toen ik de ‘go’ kreeg om met het AI-project te starten, maakte dat wel wat los. Dat was ook zo met het moment waarop ik werd gevraagd om manager te worden. Het bevestigt dat je op de juiste weg zit, dat soort momenten stimuleert mij enorm. De ruimte die je krijgt om aan de slag te gaan met dingen die je leuk vindt en écht een idee tot een concreet product uit te bouwen, samen met DTS en het AI-team, vind ik heel bijzonder. Het wordt gezien dat het waarde toevoegt voor onze unit. Dat is voor mij een belangrijke reden om bij BDO te werken!”
