Leon Jansen en Joost Lepoutre

In de audit maakt BDO steeds meer gebruik van slimme technologie. RobotX is één van deze vernieuwende applicaties die de manier van werken verandert. BDO is vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling van deze innovatieve AI-oplossing. Joost Lepoutre, Junior Manager (Audit & Assurance), werkt ruim zes jaar bij BDO en gebruikt RobotX dagelijks. Hij vertelt samen met Leon Jansen, CFO/COO van BDO Nederland, over de impact die dit heeft op klanten en het werk van auditors. 

RobotX werd in 2017 opgericht door Robert Hyde, zelf afkomstig uit de accountancy. Hij zag dat kantoren veel repetitief werk uitbesteedden aan buitenlandse medewerkers of service centers. Toch loste dit pijnpunten als kwaliteit en doorlooptijd niet op. Dat moest slimmer en beter kunnen. Met RobotX bedacht en ontwikkelde hij een oplossing die gegevensgericht werk in het auditproces automatiseert. BDO ging in 2018 een partnerschap aan met RobotX en is sindsdien nauw betrokken bij de ontwikkeling ervan.

Automation als ondersteuning, geen vervanging

Een oplossing als RobotX betekent een wereld van verschil met hoe nog niet zo heel lang geleden gewerkt werd in de audit. Leon: “Stel je bent assistent in het auditteam en moet een steekproef trekken. Dat betekent bijvoorbeeld dat je een aantal verkopen bekijkt en het spoor daarvan verifieert, van order, levering, factuur tot en met betaling. Je vraagt orderbonnen, facturen en bankafschriften op bij de klant. Dat ging in een spreadsheet, waarin je in een werkprogramma en op alle gekopieerde documenten vervolgens afvinkte wat wel of niet klopte. Nu gaan de documenten in RobotX, je geeft daarin aan wat je wil controleren en in een mum van tijd ligt er een uitgevoerd werkprogramma, compleet met onderbouwingen en bevindingen, klaar om te reviewen.”

Dat sneller gewerkt wordt, betekent niet dat AI het werk overneemt, benadrukt Joost. “RobotX is het perfecte voorbeeld van hoe technologie ons werk ondersteunt. Het gaat echt om het ondersteunen van onze oordeelsvorming, niet het vervangen daarvan. RobotX laat direct zien op basis waarvan het resultaten toont en welke documentatie daarachter zit. Alles is reproduceerbaar. Als accountant kun je dat eenvoudig reviewen, jij blijft degene die het oordeel vormt.”

Betekenisvollere audits

Met de ondersteuning van RobotX blijft er voor Joost tijd over om meer impact te maken voor zijn klanten. “Doordat het repetitieve werk uit handen wordt genomen, kan ik nog beter kijken naar welke bevindingen er zijn en welke conclusies daar bij horen. Je denkt dieper na over wat dat betekent voor de controle. Dat komt de kwaliteit ten goede. En voor mij is het ook leuker om meer met het oordelende werk bezig te zijn.”

Wat merken klanten van het feit dat Joost en zijn collega’s met RobotX werken bij audits? Dat zit hem niet alleen in snelheid, maar vooral ook in een sterkere samenwerking en uiteindelijk betekenisvollere audits. “Ik denk dat de samenwerking met klanten efficiënter loopt. Met RobotX delen we de output met klanten en maken daar notities in. Klanten kunnen daarop reageren en nieuwe documenten toevoegen, waardoor het hele proces sneller en beter verloopt. Daarnaast kunnen we al in een vroeg stadium van de controle onze bevindingen delen. Dat helpt klanten om daar op in te spelen. En doordat wij dieper naar de bevindingen kunnen kijken door de automatisering van het gegevensgerichte werk, helpen we klanten zo écht verder”, aldus Joost.

Dynamischer werk

Joost is binnen BDO key-user RobotX op kantoor Eindhoven. In die rol traint en ondersteunt hij zijn collega’s bij het gebruik van het platform. Ook verzamelt hij hun feedback, deelt deze met RobotX en geeft zelf regelmatig verbetersuggesties. Met het team van RobotX overlegt hij over productupdates, nieuwe features en de gezamenlijke roadmap. “Ik had altijd al interesse in audit-innovatie en ben voor deze rol gevraagd. Mijn collega’s vonden dit echt iets voor mij. Ik zie RobotX niet als zomaar een applicatie die we gebruiken, het is echt een samenwerking. Het is gaaf om te zien dat onze input snel wordt opgepakt en doorgevoerd. Als key-user vertel ik mijn collega’s over verbeteringen die eraan komen. Dat maakt hen ook enthousiast. Samen komen we zo tot de best mogelijke oplossing.”

Leon denkt dat een ander soort taken sneller onderdeel wordt van het werk van jonge BDO’ers. “Starters zullen veel sneller hoogwaardiger werk uitvoeren. Ze worden eerder de schakel met de klant, wat om samenwerkings- en communicatieskills vraagt. Ook krijg je eerder een reviewende rol, waardoor je sneller processen, bevindingen en uitkomsten moet overzien. Dat vraagt om een sterk analytisch vermogen. En je rol binnen een team verandert, je werkt sneller zelfstandiger en in een andere hiërarchie dan enkele jaren geleden.”

Voor Joost is dit alles al het geval en het maakt zijn werk alleen maar leuker. “Je werkt met jonge teams, doet dynamischer werk en bent veel in contact met klanten. Een oplossing als RobotX neemt de aspecten over van ons werk die misschien soms nog wel eens als stoffig worden gezien. Daardoor blijft er tijd over voor juist de leuke dingen. De samenwerking binnen een team, klantcommunicatie, het goed interpreteren van bevindingen en hun impact op de controle. Ik denk dat dat allesbehalve stoffig is!”