Management Assistent Digital Technology Services

De Management Assistent heeft een diversiteit aan werkzaamheden, waarbij we altijd zoeken en open staan voor eigen initiatief en inbreng. Een greep uit de taken: 

• Agendabeheer en planning van afspraken en vergaderruimtes primair voor het hoofd van DTS. Je zorgt daarnaast voor de opvolging van gemaakte afspraken;
• Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen, rapporten en presentaties voor het MT nader;
• Je bent een kei in het gebruiken van visuals. Je hebt binnen no-time een stoffige bullet PowerPoint presentatie omgetoverd in een gelikte, authentieke presentatie; volledig in lijn met onze identiteit en huisstijl van BDO (Digital);
• Controle of urenregistratie, inclusief onkostendeclaraties, conform organisatorische randvoorwaarden en tijdig zijn opgevoerd en signaleert afwijkingen;
• Draagt zorg voor het organiseren van een warme on- en offboarding van collega’s. Denk hierbij aan praktische zaken zoals het regelen van keytag, laptop, etc, maar je zorgt hierbij ook voor afstemming met het team;
• Draagt zorg voor een correcte en tijdige verwerking van verlenging of beëindiging van inhuurcontracten;
• Draagt zorg voor de organisatie en interne afstemming voor de 4 kwartaalmeetings per jaar;
• Je bent aanspreekpunt van en naar onze communicatie adviseur.en draagt zorg voor structurele en tijdige communicatie en denkt mee in verbetermogelijkheden;
• Is betrokken bij bijzondere activiteiten ten behoeve van de locatie;

Je bent een teamspeler en zoekt de verbinding op tussen mensen, teams en afdelingen en bent helemaal thuis in Outlook, Teams en de applicaties van Microsoft.

Je senioriteit zit ‘m niet per se in je leeftijd, wel in je houding. Je bent comfortabel in het aanspreken van collega’s en met je persoonlijke stijl weet je ook drukbezette collega’s mee te krijgen. Dat komt natuurlijk ook door je talent voor planning en vooruitkijken. Daardoor weet je wat nu nodig is, maar ook wat nodig gaat zijn. Je pakt daarom zelfstandig projecten op, verbetert werkprocessen en ook daarmee ontzorg je.

Je voelt je helemaal thuis in een organisatie die in beweging is, waarbij je een bijdrage kunt leveren aan onze visie en waarbij aandacht is voor samen bouwen en continu verbeteren.

Welke competenties heb je?

• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met steeds wisselende prioriteiten.
• We houden van humor, ad rem zijn op een leuke manier en je kunt snel schakelen.
• Je vindt het leuk om in een IT omgeving te werken
• Je bent integer en discreet.
• Je bent zelf organiserend.
• Tot slot, je bent praktisch en stressbestendig; we hangen nogal vaak aan je (flex)bureau, want niemand is onmisbaar, behalve jij.